Kearsipan

A.    Pengertian Dokumentasi

1.     Menurut Kamus Bahasa Inggris
Dokumentasi berasal dari bahasa Inggris yaitu “documentation”. Menurut bahasa Latin “documentum” yang artinya pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk mengadakan/mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti.
2.     Menurut Ensiklopedia Indonesia
Dokumentasi adalah perincian, pengumpulan, serta peraturannya.
3.     Menurut Kepustakaan
Dokumentasi adalah penerapan ilmu pengetahuan seperti pengadaan dokumen, pengolahan, penyebaran serta perluasan jasa perpustakaan.
4.     Menurut Hasil Seminar
Dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi  degan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumen.
5.   Menurut FID ( Federation International Documentation )
      Dokumentasi adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan menyebarluaskan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.
6.  Menurut NIDER ( Nedelance Institut Voor Documentatie Regristratur )
            Dokumentasi adalah tugas memberi keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada di perpustakaan dan pemberitahuan tentang literatur. Lanjutkan Membaca


Latihan
1.     Jelaskan pengertian :
a.      Dokumen korporil
b.     Dokumen literer
c.      Dokumen intelektual
d.     Dokumen tekstual
2.     Buatlah dokumen pribadi yang berguna bagi kepentingan masa depan Anda ! Bagaimana langkah-langkahnya ? Coba jelaskan !
3.     Anda sebutkan pembagian dokumen menurut :
a.      Jenisnya
b.     Sifatnya
c.      Litelatur
d.     Kepentingannya
4.     Apa manfaat bagi Anda mengetahui penggolongan dokumen ? Jelaskan !
5.     Berikan contoh konkret dari manfaat dokumen dalam kehidupan Anda sehari-hari !

JAWABAN :
1.     a. Dokumen korporil adalah dokumen yang mencakup materi tercetak, tidak tercetak, prasati, manuskrip, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.
b. Dokumen literer adalah setiap bahan tercetak dan noncetak yang mengandung informasi atau ketrangan tertentu yang berguna.
c. Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.
d. Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya peta, grafik, gambar, rekaman, monumen dan sejenisnya.
      3.   a. Pembagian dokumen menurut jenisnya, yaitu :
1)     Dokumen fisik
2)      Dokumen intelektual
b. Pembagian dokumen menurut sifatnya, yaitu :
1)     Dokumen tekstual
2)     Dokumen nontekstual
c. Pembagian dokumen menurut literatur, yaitu :
1)     Dokumen korporil
2)     Dokumen literer
d. Pembagian dokumen menurut kepentingannya, yaitu :
1)     Dokumen pribadi
2)     Dokumen ekonomi
3)     Dokumen sejarah
4)     Dokumen kedokteran
5)     Dokumen pemerintahan

4. Manfaat bagi saya adalah saya menjadi tahu macam-macam dokumen menurut pembagian tersebut dan menjadikan saya lebih mudah dalam menyortir jenis-jenis dokumen berdasarkan golongannya.

5. Saya dapat mengelompokkan dokumen-dokumen pribadi saya sesuai dengan penggolongan-penggolongannya.

RECORD
record adalah setiap lembaran yang berisi keteranagn-keterangan/ data.
Data adalah fakta/angka-angka yang dapat memberikan suatu keterangn/ informasi yang dapat memberikan suatu kesimpulan terhadap suatu masalah/ sesuatu hal.

MACAM-MACAM RECORD

·       Menurut isi

1. Financial Record
2. Inventory Record
3. Personal Record
4. Sales Record
5. Production Record

·       Menurut Wujudnya

1. Surat
2. Naskah Perjanjian
3. Akta Pendirian Perusahaan
4. Notuen Rapat
5. Laporan-laporan
6. Kuitansi
7. Bon Penjualan
8. Naskah Berita Acara
9. Pita Rekaman
10. Gambar-gambar / foto
11. Tabel-tabel

·       Menurut Kegunaannya

1. Record yang  mempunyai kegunaan informatif
2. Record yang mempunyai kegunaan yuridis ( hukum )
3. Record yang mempunyai kegunaan Ilmiah
4. Record yang mempunyai kegunaan historis

·       Menurut Sifat / Kepentingannya

1. Record Nonesensial
2. Record yang diperlukan
3. Record yang penting
4. Record Vital


MACAM-MACAM ARSIP

1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
a.        Arsip Nasional di Ibukota RI sebagai inti organisasi dari lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat

b.       Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah tingkat 1 termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah tingkat 1 ( DIY, DKI Jakarta ) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
2. Arsip Primer dan Sekunder
3. Arsip Sentral dan Arsip Unit
4. Makro dan Mikro arsip
5. Arsip statis dan Arsip dinamis
6. Arsip Abadi dan Arsip Tidak Abadi

Kedudukan Kearsipan Dalam Suatu Organisasi/ Instansi
A. Organisasi kearsipan
          Di negara Republik Indonesia organisasi kearsipan ditetapkan dalam pasal 8 UU    No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan tersiri dari :
1. Unit- unit kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah    pusat dan daerah.
2.  menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

   a. Arsip Nasional di Ibukota RI sebagai inti organisasi dari lembaga kearsipan nasonal selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.

   b. Arsip Nasional ditiap-tiap ibu kota daerah tingkat 1 termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah tingkat 1 (DIY, DKI Jakarta) yang selanjutnya disebut arsip Nasional Daerah.
B. Tugas-tugas Kearsipan
     Yang dilakukan oleh petugas kearsipan :
1. Menyimpan berkas surat dinas
2. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas
3. Penyusunan kembali berkas surat dinas yang disimpan.
C. Persyaratan Umum Petugas Kearsipan
    Untuk menjadi petugas arsip yang baik diperlukan syarat-syarat sebagai berikut :
1. Ketelitian
2. Kecerdasan dan Pengetahuan umum
3. Keterampilan
4. Kerapian

    Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern Office Management menyebutkan 6 syarat yang perlu bagi seorang pegawai arsip yaitu :

1. Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdesan rata-rata yang normal
2. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam.
3. Memiliki sifat kecermatan
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil-kecil
5. Memiliki sifat kerapian dalam bekerja
6. memiliki sifat pertimbangan yang baik

D. Asas-asas Kearsipan
     Asas-asas kearsipan yang biasa dipakai yaitu :
ASAS SENTRALISASI
Asas Sentralisasi adalah pengurusan surat/ arsip dilakukan oleh satu bagian kantor/ unit tersendiri yang dikenal dengan unit arsip dan ekspedisi.
         Kebaikan :
1. Asas Sentralisasi
   Kebaikan-kebaikan Asas Sentral
2. Mudah menyeragamkan cara kerja
   Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan
3. Penghematan biaya dan peggunaan perabot serta alat-alat kantor dapat kebih hemat
4. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel
5. Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor.    
         Kekurangan :
1. Mengalami hambatan dan kelambatan dalam penanganan
2. Kebutuhan khas masing-masing unit belum dapat dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat perkantoran
3. Kurang dapat dirasakan kemanfaatannya bagi perusahaan

ASAS DESENTRLISASI

Asas Desentralisasi adalah segala kegiatan dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi sehingga masing-masing unit dapat mengurus sendiri pekerjaan yang dibutuhkan oleh lingkungannya.

Kebaikan :

1. Pekerjaan akan lebih lancar
2. Memudahkan dalam penanganan

Kelemahan :

1. Memboroskan biaya kantor
2. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja
3. Sulit mengadakan pengawasan

ASAS GABUNGAN
Asas Gabungan adalah gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi. asas ini digunakan pada organisasi kantor yang telah berkembang.

MANAJEMEN ADNINISTRASI PERKANTORAN

Manajemen administrasi perkantoran merupakan bagian dari manajemen yang memberikan informasi layanan bidang administrasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif dan memberi dampak kelancaran pada bidang lainnya.

Pengertian menurut para ahli:

• Edwin Robinson dan William Leffingwell 

"Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan lebih dahulu."

• George R. Terry  

"Manajemen perkantoran adalah perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakan agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan."

• Millis Geoffrey 

"Manajemen kantor adalah seni membimbing personel kantor dalam menggunakan sarana yang sesuai dengan lingkungannya demi mencapai tujuan yang ditetapkan."

• W.H. Evans 

"Administrasi perkantoran merupakan fungsi yang menyangkut manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi."'
Dengan demikian, pada pokoknya manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuai tujuan mengenai sesuatu hal atau kegiatan. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah pekerjaan perkantoran (office work). Yang termasuk pekerjaan perkantoran diantaranya:

mengetik (typing)
menghitung (calculating)
memeriksa (checking)
menyimpan warkat/arsip (filing)
menelepon (telephoning)
menggandakan (duplicating)
mengirim surat (mailing)
mengadakan
mencatat
menyortir

Aspek-aspek manajemen perkantoran

Dalam manajemen perkantoran terdapat berbagai fungsi yang meliputi rangkaian aktivitas antara lain:

Manajemen dan pengarahan
Tata laksana/penyelenggaraan
Pelaksana secara efisien
Manajemen
Pengawasan
Pengendalian dan pengawasan
Pengarahan dan pengawasan
Pengarahan
Perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
Faktor-faktor menurut Edwin Robinson menyebutkan :

pegawai
Material perlengkapan
Persayaratan
Metode
Sedangkan fungsi-fungsi yang terkait lainnya menurut H.Mac Donald (office management) bertalian dengan 6 hal yaitu :

Kepegawaian perkantoran (office personel)
Metode perkantoran (office methods)
Perlengkapan perkantoran (office equipment)
Faktor-faktor fisik dalam kantor (Physical factor)love
Biaya perkantoran (office costs)
Haluan atau kebijakan perkantoran (office policies)
Perincian selengkapnya mengenai cakupan bidang kerja dalam manajemen perkantoran oleh Charles O Libbey meliputi :

ruang perkantoran (office space)
komunikasi (communications)
kepegawaian kantor (office personnel)
perabotan danperlengkapan kantor (furniture and equipment)
peralatan dan mesin (appliance and machine)
perbekalan dan alat tulis (supplies and stationery)
metode (methods)
tata warkat (records)
kontrol pejabat pimpinan (executive controls)

Tujuan

Tujuan manajemen perkantoran menurut GR Terry dalam bukunya yang berjudul Office Management and Control, yaitu

Memberikan semua keterangan yang lengkap dan diperlukan siapa saja, kapan dan di mana hal itu diperlukan untuk pelaksanaan perusahaan secara efisien
Memberikan catatan dan laporan yang cukup dengan biaya serendah-rendahnya.
Membantu perusahaan memelihara persaingan.
Memberikan pekerjaan ketatausahaan yang cermat
Membuat catatan dengan biaya minimal
Kegiatan[sunting | sunting sumber]
Kegiatan manajemen administrasi antara lain :

Pengadministrasian seluruh kegiatan
Menginventarisasi peralatan kantor
Penyediaan informasi yang dibutuhkan untuk kepentingan manajemen.
Melakukan pengarsipan data sehingga mudah untuk diakses oleh yang membutuhkan.
Melakukan pengadaan file .

pantun sahabat

Siang siang makan buah markisa
Dimakan bersama kawan kawanmu
Kau memang jauh dari sempurna
Tapi aku bangga jadi sahabatmu

Pagi hari baca surat kabar
Siang hari baca kiriman surat
Aku memang punya mantan pacar
Tapi aku tak punya mantan sahabat

Di atas langit ada awan
Elok sekali ketika aku lihat
Diantara banyaknya teman
Engkaulah yang paling dekat

Malam hari muncul rembulan
Terlihat melintas ke arah barat
Kau mungkin punya banyak teman
Tapi tak tentu punya banyak sahabat

Tangan kanan tangan kiri
Keduanya memegang kartu
Bintang hanya bersinar malam hari
Sahabat bersinar setiap waktu