Kearsipan

A.    Pengertian Dokumentasi

1.     Menurut Kamus Bahasa Inggris
Dokumentasi berasal dari bahasa Inggris yaitu “documentation”. Menurut bahasa Latin “documentum” yang artinya pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian dan penyediaan dokumen untuk mengadakan/mendapatkan keterangan-keterangan dan penerapan-penerapan dan bukti.
2.     Menurut Ensiklopedia Indonesia
Dokumentasi adalah perincian, pengumpulan, serta peraturannya.
3.     Menurut Kepustakaan
Dokumentasi adalah penerapan ilmu pengetahuan seperti pengadaan dokumen, pengolahan, penyebaran serta perluasan jasa perpustakaan.
4.     Menurut Hasil Seminar
Dokumentasi adalah suatu aktivitas bagi suatu badan yang melayani badan tadi  degan menyajikan hasil pengolahan bahan-bahan dokumen yang bermanfaat bagi badan yang mengadakan dokumen.
5.   Menurut FID ( Federation International Documentation )
      Dokumentasi adalah pekerjaan mengumpulkan, menyusun dan menyebarluaskan dokumen dari segala macam jenis lapangan aktivitas manusia.
6.  Menurut NIDER ( Nedelance Institut Voor Documentatie Regristratur )
            Dokumentasi adalah tugas memberi keterangan-keterangan yang didasarkan pada bahan-bahan yang ada di perpustakaan dan pemberitahuan tentang literatur. Lanjutkan Membaca


Latihan
1.     Jelaskan pengertian :
a.      Dokumen korporil
b.     Dokumen literer
c.      Dokumen intelektual
d.     Dokumen tekstual
2.     Buatlah dokumen pribadi yang berguna bagi kepentingan masa depan Anda ! Bagaimana langkah-langkahnya ? Coba jelaskan !
3.     Anda sebutkan pembagian dokumen menurut :
a.      Jenisnya
b.     Sifatnya
c.      Litelatur
d.     Kepentingannya
4.     Apa manfaat bagi Anda mengetahui penggolongan dokumen ? Jelaskan !
5.     Berikan contoh konkret dari manfaat dokumen dalam kehidupan Anda sehari-hari !

JAWABAN :
1.     a. Dokumen korporil adalah dokumen yang mencakup materi tercetak, tidak tercetak, prasati, manuskrip, dan benda seni yang disimpan di museum dan perpustakaan.
b. Dokumen literer adalah setiap bahan tercetak dan noncetak yang mengandung informasi atau ketrangan tertentu yang berguna.
c. Dokumen intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.
d. Dokumen tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis. Misalnya peta, grafik, gambar, rekaman, monumen dan sejenisnya.
      3.   a. Pembagian dokumen menurut jenisnya, yaitu :
1)     Dokumen fisik
2)      Dokumen intelektual
b. Pembagian dokumen menurut sifatnya, yaitu :
1)     Dokumen tekstual
2)     Dokumen nontekstual
c. Pembagian dokumen menurut literatur, yaitu :
1)     Dokumen korporil
2)     Dokumen literer
d. Pembagian dokumen menurut kepentingannya, yaitu :
1)     Dokumen pribadi
2)     Dokumen ekonomi
3)     Dokumen sejarah
4)     Dokumen kedokteran
5)     Dokumen pemerintahan

4. Manfaat bagi saya adalah saya menjadi tahu macam-macam dokumen menurut pembagian tersebut dan menjadikan saya lebih mudah dalam menyortir jenis-jenis dokumen berdasarkan golongannya.

5. Saya dapat mengelompokkan dokumen-dokumen pribadi saya sesuai dengan penggolongan-penggolongannya.

RECORD
record adalah setiap lembaran yang berisi keteranagn-keterangan/ data.
Data adalah fakta/angka-angka yang dapat memberikan suatu keterangn/ informasi yang dapat memberikan suatu kesimpulan terhadap suatu masalah/ sesuatu hal.

MACAM-MACAM RECORD

·       Menurut isi

1. Financial Record
2. Inventory Record
3. Personal Record
4. Sales Record
5. Production Record

·       Menurut Wujudnya

1. Surat
2. Naskah Perjanjian
3. Akta Pendirian Perusahaan
4. Notuen Rapat
5. Laporan-laporan
6. Kuitansi
7. Bon Penjualan
8. Naskah Berita Acara
9. Pita Rekaman
10. Gambar-gambar / foto
11. Tabel-tabel

·       Menurut Kegunaannya

1. Record yang  mempunyai kegunaan informatif
2. Record yang mempunyai kegunaan yuridis ( hukum )
3. Record yang mempunyai kegunaan Ilmiah
4. Record yang mempunyai kegunaan historis

·       Menurut Sifat / Kepentingannya

1. Record Nonesensial
2. Record yang diperlukan
3. Record yang penting
4. Record Vital


MACAM-MACAM ARSIP

1. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
a.        Arsip Nasional di Ibukota RI sebagai inti organisasi dari lembaga Kearsipan Nasional selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat

b.       Arsip Nasional di tiap-tiap Ibukota Daerah tingkat 1 termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah tingkat 1 ( DIY, DKI Jakarta ) yang selanjutnya disebut Arsip Nasional Daerah.
2. Arsip Primer dan Sekunder
3. Arsip Sentral dan Arsip Unit
4. Makro dan Mikro arsip
5. Arsip statis dan Arsip dinamis
6. Arsip Abadi dan Arsip Tidak Abadi

Kedudukan Kearsipan Dalam Suatu Organisasi/ Instansi
A. Organisasi kearsipan
          Di negara Republik Indonesia organisasi kearsipan ditetapkan dalam pasal 8 UU    No. 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan tersiri dari :
1. Unit- unit kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah    pusat dan daerah.
2.  menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya

   a. Arsip Nasional di Ibukota RI sebagai inti organisasi dari lembaga kearsipan nasonal selanjutnya disebut Arsip Nasional Pusat.

   b. Arsip Nasional ditiap-tiap ibu kota daerah tingkat 1 termasuk daerah-daerah yang setingkat dengan daerah tingkat 1 (DIY, DKI Jakarta) yang selanjutnya disebut arsip Nasional Daerah.
B. Tugas-tugas Kearsipan
     Yang dilakukan oleh petugas kearsipan :
1. Menyimpan berkas surat dinas
2. Pemeliharaan dan pengendalian berkas surat dinas
3. Penyusunan kembali berkas surat dinas yang disimpan.
C. Persyaratan Umum Petugas Kearsipan
    Untuk menjadi petugas arsip yang baik diperlukan syarat-syarat sebagai berikut :
1. Ketelitian
2. Kecerdasan dan Pengetahuan umum
3. Keterampilan
4. Kerapian

    Littlefield dan Peterson dalam bukunya Modern Office Management menyebutkan 6 syarat yang perlu bagi seorang pegawai arsip yaitu :

1. Berpendidikan sekolah menengah dan memiliki kecerdesan rata-rata yang normal
2. Memahami susunan abjad dengan baik dan memiliki penglihatan yang tajam.
3. Memiliki sifat kecermatan
4. Memiliki suatu pikiran yang tertarik pada perincian-perincian yang kecil-kecil
5. Memiliki sifat kerapian dalam bekerja
6. memiliki sifat pertimbangan yang baik

D. Asas-asas Kearsipan
     Asas-asas kearsipan yang biasa dipakai yaitu :
ASAS SENTRALISASI
Asas Sentralisasi adalah pengurusan surat/ arsip dilakukan oleh satu bagian kantor/ unit tersendiri yang dikenal dengan unit arsip dan ekspedisi.
         Kebaikan :
1. Asas Sentralisasi
   Kebaikan-kebaikan Asas Sentral
2. Mudah menyeragamkan cara kerja
   Pengawasan yang efektif dapat ditingkatkan
3. Penghematan biaya dan peggunaan perabot serta alat-alat kantor dapat kebih hemat
4. Penggunaan tenaga kerja lebih fleksibel
5. Mudah mengatur dan meratakan beban kerja kegiatan kantor.    
         Kekurangan :
1. Mengalami hambatan dan kelambatan dalam penanganan
2. Kebutuhan khas masing-masing unit belum dapat dipenuhi oleh unit yang merupakan pusat perkantoran
3. Kurang dapat dirasakan kemanfaatannya bagi perusahaan

ASAS DESENTRLISASI

Asas Desentralisasi adalah segala kegiatan dilakukan oleh setiap unit dalam suatu organisasi sehingga masing-masing unit dapat mengurus sendiri pekerjaan yang dibutuhkan oleh lingkungannya.

Kebaikan :

1. Pekerjaan akan lebih lancar
2. Memudahkan dalam penanganan

Kelemahan :

1. Memboroskan biaya kantor
2. Banyak membutuhkan peralatan dan tenaga kerja
3. Sulit mengadakan pengawasan

ASAS GABUNGAN
Asas Gabungan adalah gabungan dari asas sentralisasi dan desentralisasi. asas ini digunakan pada organisasi kantor yang telah berkembang.